INOVASI SIDIRA (SISTEM DIGITAL SURAT INTERNAL) PADA BADAN PENGELOLAAN KEUANGAN DAN ASET DAERAH KOTA SURABAYA

Abstract

Abstraksi

Transformasi digital dalam administrasi pemerintahan telah menjadi kebutuhan mendesak dalam upaya meningkatkan efisiensi dan efektivitas layanan publik. Salah satu bentuk transformasi tersebut adalah peralihan sistem pengelolaan surat dari manual ke digital. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan dan menganalisis pelaksanaan inovasi SIDIRA (Sistem Digital Surat Internal) di lingkungan Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kota Surabaya. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan teknik pengumpulan data berupa wawancara mendalam, observasi langsung, dan dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan SIDIRA secara umum telah memberikan dampak positif terhadap proses administrasi persuratan, khususnya dalam hal kecepatan pencarian surat, kemudahan disposisi, serta kerapian arsip digital. Berdasarkan analisis terhadap tiga dimensi utama dalam teori Unified Theory of Acceptance and Use of Technology (UTAUT), ditemukan bahwa implementasi SIDIRA telah sejalan dengan teori tersebut. Dimensi Performance Expectancy tercermin dari peningkatan efisiensi administrasi dan kemudahan akses dokumen. Dimensi Effort Expectancy terpenuhi melalui tampilan antarmuka yang sederhana dan pelatihan bagi pengguna, sehingga sistem mudah diadaptasi. Dimensi Social Influence juga kuat, ditunjukkan oleh dukungan pimpinan, budaya organisasi yang terbuka terhadap inovasi, serta regulasi internal yang mendorong penggunaan sistem. Namun, pada dimensi Facilitating Conditions, masih terdapat hambatan berupa keterbatasan server, bandwidth yang belum optimal, dan kurangnya tenaga teknis pendukung. Oleh karena itu, dibutuhkan peningkatan infrastruktur jaringan dan penguatan kapasitas SDM teknis untuk menjamin keberlanjutan dan optimalisasi pemanfaatan SIDIRA ke depan.

Abstract

Digital transformation in government administration has become an urgent need to improve the efficiency and effectiveness of public services. One form of this transformation is the shift from manual to digital correspondence management systems. This research aims to describe and analyze the implementation of the SIDIRA (Internal Digital Correspondence System) innovation within the Regional Financial and Asset Management Agency (BPKAD) of Surabaya City. The study uses a qualitative approach with data collection techniques such as in-depth interviews, direct observations, and documentation. The research results show that the implementation of SIDIRA has generally had a positive impact on the administrative correspondence process, particularly in terms of faster document retrieval, easier disposition processes, and better-organized digital archives. Based on the analysis of three main dimensions in the Unified Theory of Acceptance and Use of Technology (UTAUT), it was found that the implementation of SIDIRA aligns with the theory. The Performance Expectancy dimension is reflected in the increased administrative efficiency and ease of document access. The Effort Expectancy dimension is fulfilled through a simple user interface and user training, making the system easy to adapt. The Social Influence dimension is also strong, as shown by leadership support, an organizational culture open to innovation, and internal regulations encouraging the system’s use. However, in the Facilitating Conditions dimension, there are still obstacles such as server limitations, suboptimal bandwidth, and a lack of supporting technical personnel. Therefore, it is necessary to improve network infrastructure and strengthen the capacity of technical human resources to ensure the sustainability and optimization of SIDIRA utilization in the future.